Datenschutzerklärung 1. Verantwortlicher und Kontakt Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Pflege mit Kopf GmbH

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden, Interessenten und Websitebesucher nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen, zum Betrieb unserer Website oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und weiteren einschlägigen Datenschutzvorschriften. 3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung erteilt haben, z. B. für den Erhalt von Newslettern oder Marketingmitteilungen. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, z. B. im Rahmen unserer Mentoring-Programme, Seminare oder Tagesberatungen. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Soweit wir einer gesetzlichen Verpflichtung unterliegen, z. B. steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, z. B. zur Sicherstellung des Websitebetriebs, zur Betrugsprävention oder zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche. 4. Erhobene Datenkategorien Je nach Art Ihrer Interaktion mit uns verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten: Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift Unternehmensdaten: Firmenname, Rechtsform, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Vertragsdaten: Angaben zum gebuchten Leistungspaket, Vertragslaufzeit, Korrespondenz Zahlungsdaten: Bankverbindung, Rechnungsdaten, Zahlungshistorie Kommunikationsdaten: Inhalte von E-Mails, Nachrichten und Gesprächsnotizen im Rahmen der Beratung Technische Daten (Website): IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Zugriffszeiten, besuchte Seiten (siehe Abschnitt 7) Videokonferenzdaten: Teilnehmerdaten bei Online-Meetings im Rahmen von Mentoring oder Beratung 5. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Leistungen 5.1 Pflege Mentoring und Start-up Mentoring Bei der Buchung und Durchführung unserer Mentoring-Programme verarbeiten wir Ihre Kontakt-, Unternehmens- und Vertragsdaten zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung des Beratungsverhältnisses. Gesprächsinhalte und individuelle Beratungsergebnisse werden vertraulich behandelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). 5.2 Seminare und Tagesberatungen Für die Organisation und Durchführung von Seminaren und Tagesberatungen verarbeiten wir Ihre Anmeldedaten sowie gegebenenfalls organisatorische Angaben (z. B. Terminwünsche, besondere Anforderungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 5.3 Zahlungsabwicklung Zur Abwicklung von Zahlungen übermitteln wir die erforderlichen Daten an unser Kreditinstitut oder an beauftragte Zahlungsdienstleister (z. B. Digistore24). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 6. Empfänger und Weitergabe von Daten Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen: Zahlungsdienstleister: Zur Abwicklung von Zahlungen (z. B. Digistore24, Bankinstitute) Steuerberater und Buchhaltung: Zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten IT-Dienstleister und Hosting-Anbieter: Zum Betrieb unserer Website und technischer Infrastruktur Videokonferenz-Anbieter: Zur Durchführung von Online-Beratungen und Meetings (z. B. [Zoom / Microsoft Teams / Google Meet]) Behörden: Sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eingewilligt. 7. Website und Cookies 7.1 Hosting und Serverlogfiles Beim Besuch unserer Website erhebt unser Hosting-Anbieter [Name des Hosting-Anbieters] automatisch technische Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles. Dazu gehören die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Dateien, Referrer-URL sowie der verwendete Browser und das Betriebssystem. Diese Daten werden zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website erhoben und nach [Zeitraum, z. B. 14 Tagen] automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 7.2 Cookies Unsere Website verwendet Cookies. [Hier konkret angeben, welche Cookies verwendet werden, z. B.:] Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse-Cookies: [Falls z. B. Google Analytics, Matomo o. Ä. eingesetzt wird, hier beschreiben.] Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Cookie-Banner). Marketing-Cookies: [Falls eingesetzt, hier beschreiben.] Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über [Cookie-Banner / Einstellungsseite] anpassen. 7.3 Kontaktformular Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). 8. Drittlandübermittlung Sofern wir Tools oder Dienstleister einsetzen, die Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies geschieht insbesondere durch: einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework), den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder andere geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO. [Hier konkret angeben, welche Dienste betroffen sind, z. B. Zoom (USA), Google-Dienste (USA), Digistore24-Infrastruktur etc.] 9. Speicherdauer und Löschung Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen: Vertragsdaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung und anschließend gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 Jahre nach § 257 HGB bzw. 10 Jahre nach § 147 AO). Rechnungs- und Zahlungsdaten: 10 Jahre gemäß steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Kommunikationsdaten aus Beratung: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses; Löschung nach Vertragsende, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht. Website-Nutzungsdaten: [Zeitraum, z. B. 14 Tage für Serverlogfiles] Daten auf Basis einer Einwilligung: Bis zum Widerruf der Einwilligung. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert. 10. Ihre Rechte als betroffene Person Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen. Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [E-Mail-Adresse] 11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5 30159 Hannover Telefon: 0511 120-4500 E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de 12. Auftragsverarbeitung Soweit wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen, haben wir mit diesen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, die eine datenschutzkonforme Verarbeitung Ihrer Daten sicherstellen. Sofern im Rahmen der Zusammenarbeit personenbezogene Daten Dritter (z. B. Daten von Mitarbeitern oder Pflegekunden unserer Kunden) in unserem Zugriff verarbeitet werden, schließen wir mit dem jeweiligen Kunden einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag. 13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder bei Änderungen unserer Leistungen oder der Datenverarbeitung anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs aktuelle Fassung.